Terugblik: Zicht op cijfers, aan de slag met strategische personeelsplanning in de regio

Op 17 februari organiseerde het Arbeidsmarktplatform PO het gratis webinar Zicht op cijfers: aan de slag met strategische personeelsplanning in de regio. Ruim 20 projectleiders Regionale Aanpak Personeelstekort (RAP), directeuren en HR-adviseurs kregen een introductie in het Scenariomodel PO en leerden de basisprincipes van het instrument kennen. Ook maakten de deelnemers kennis met de manier waarop RAP regio Zeeland de regionale module Strategische Personeelsplanning (SPP) inzet om zicht te krijgen op (toekomstige) tekorten. Benieuwd naar de lessen uit de sessie? Lees dan verder.

Zicht op de toekomst

Het Scenariomodel PO ondersteunt basisscholen en besturen bij het voeren van een strategisch personeelsbeleid. Met het instrument kun je verschillende toekomstscenario’s maken. Zo krijg je inzicht in het verwachte aantal leerlingen, de bijbehorende formatie en de bekostiging voor de komende jaren.

Personeelstekort in het primair onderwijs

Dat de personeelstekorten oplopen is geen nieuws. Veel scholen hebben moeite om vacatures te vervullen. En vooruitkijken wordt steeds belangrijker. Hoe ziet het personeelsbestand van jouw school of bestuur er over een aantal jaar uit? Inzicht in de personeelsontwikkelingen en de leerlingaantallen helpt scholen om de regie te houden. Het Scenariomodel PO kan hierbij helpen.

Basisscenario’s maken met het Scenariomodel PO

Je kunt een personeelsplanning prima in Excel maken. Tenminste, zolang jouw organisatie klein is. Maar moet jij meer dan 25 personeelsleden inplannen of zelf meer dan 200 als je over jouw RAP-regio heen wilt plannen?? Dan heb je een professionele planningstool nodig. Want als je met meer variabelen rekening moet houden, dan neemt het aantal planningsmogelijkheden toe. Bij grotere groepen is het voor het menselijk brein zelfs bijna onmogelijk om alle planningsmogelijkheden te analyseren. Heel logisch, maar wel beperkend. Met het Scenariomodel PO los je dit op. Dit instrument heeft een groot aantal variabelen al standaard ingevoerd, waardoor je direct inzicht hebt in jouw leerlingprognoses, formatiebehoefte en bekostiging van de komende jaren.

In de instructievideo basisscenario maken met het Scenariomodel PO leer je welke prognoses je kunt bekijken voor jouw school, bestuur of schoolorganisaties in jouw RAP-regio. Hier kun je bijvoorbeeld zien hoe het leerlingaantal zich ontwikkeld van de schoolorganisaties is in een bepaald postcodegebied of gemeente. Of bekijk wat de verwachte personele en materiele bekostiging is voor de komende jaren.

Hoe betrouwbaar zijn de cijfers?

De gegevens waarmee het Scenariomodel PO rekent zijn afkomstig van Centraal Bureau van Statistiek, Plan Bureau voor de Leefomgeving en DUO. De cijfers van DUO worden deze maand weer geupdate, zodat je weer rekent met de 1 oktobertelling van 2021.

Eigen scenario’s maken

Een bevolkingsprognose heeft altijd een zekere onzekerheid. Daarom kun je aanpassingen doen in de cijfers. Voor de basisprognose gaat het model uit van de veronderstelling dat er geen wijzigingen optreden in de mate waarin kinderen naar school gaan of in de mate waarin kinderen uit een postcodegebied kiezen voor een bepaalde school. Maar ook dit kun je aanpassen. Hoe je dit doet, zie je in de instructievideo eigen scenario maken met het Scenariomodel PO. Hier leer je hoe je de basisprognose verder kunt verfijnen. Maak een gratis account aan om jouw aangepaste scenario’s te maken en op te slaan.

Module Strategische Personeelsplanning (SPP)

Voor een succesvolle aanpak van het personeelstekort en/of -overschot is (regionale) samenwerking én inzicht nodig in functies waarbij op de middellange termijn een tekort of juist een overschot ontstaat. Niet alleen op het niveau van het team, de vestiging of school, maar ook op bestuursniveau of in de regio. Op die manier is het mogelijk om gefundeerd (gezamenlijk of regionaal) strategisch personeelsbeleid te maken en gerichter strategisch te werven en matchen. Om scholen dat regionaal inzicht te bieden is het Scenariomodel PO uitgebreid met de module om gezamenlijk scenario’s te maken. RAP-regio Zeeland maakte hier al gebruik van. Tijdens het webinar vertelde Saskia Szarafinski van Lesgeven in Zeeland, zoals de RAP Zeeland zich noemt) hoe zij dit hebben aangepakt. Heb je het gemist? In deze video licht zij haar verhaal ook toe.

In de module SPP is het mogelijk met meerdere scholen en/of besturen een gezamenlijk (regionaal) scenario voor strategische personeelsplanning te ontwikkelen. In de instructievideo Strategische Personeelsplanning (SPP) maken met het Scenariomodel PO leer je hoe je de module SPP kunt gebruiken. Hier kun je een berekening maken van de benodigde formatie voor de komende jaren en ontdek je of je te maken krijgt met over- of ondercapaciteit. Maak een gratis account aan om jouw eigen scenario’s te maken. Deze vormen de basis voor de benodigde formatie in de toekomst. Ga ook aan de slag met het Scenariomodel PO op www.scenariomodelpo.nl/aan-de-slag

Webinarreeks Samenwerken loont:

In de webinarreeks Samenwerken loont bespreken we manieren waarop je samen kunt werken om het personeelstekort aan te pakken. De volgende webinars staan gepland in 2022:

• Webinar 2 – maandag 28 maart van 15.30 -17.00 uur – De kracht van samenwerken
• Webinar 3 – donderdag 21 april van 15.30 – 17.00 uur – Anders kijken naar instroom: alternatieve instroomroutes naar het onderwijs
• Webinar 4 – maandag 27 juni van 13.00 – 17.00 uur –  Twee weten meer dan één: geleerde lessen van de RAP