Zo kun je werkdruk bespreekbaar maken

Samen hebben jullie achterhaald waar de werkdruk vandaan komt en de oorzaken zijn duidelijk geworden. Tijd om met elkaar in gesprek te gaan over oplossingen! Maar hoe doe je dat? De volgende tips kunnen je daarbij helpen.

In gesprek met elkaar

Belangrijk is dat heel het team bij het gesprek betrokken is. De werkdruk is een probleem en daarom kies je ook in overleg met alle teamleden voor oplossingen. Dat draagt bij aan ieders werkplezier en aan voldoende draagvlak voor de gekozen maatregelen. Maak niet te snel een keuze, maar luister goed naar de inbreng van alle teamleden en vraag wat echt helpt. Veel scholen geven aan dat alleen al het gesprek over werkdruk voor verlichting zorgt in het team.

Gesprek organiseren

Met elkaar in gesprek gaan kost tijd. En dat is extra lastig als er sprake is van werkdruk. Toch is het goed om die tijd wel te nemen, omdat het gesprek uiteindelijk bijdraagt aan maatregelen die de werkdruk juist verminderen. Plan een langere teamvergadering of ga in gesprek over werkdruk tijdens een teamuitje of heidag. Maak vooraf afspraken over de organisatie en inhoud van het gesprek. Ook is het belangrijk dat er een vertrouwelijke en open sfeer kan ontstaan. Het moet voor teamleden duidelijk zijn dat ze al hun ervaringen kunnen delen.

Gespreksvormen en tools

Er zijn verschillende methoden en tools om met elkaar in gesprek te gaan. Hieronder een paar voorbeelden.

Werksessie

TNO geeft in de Werkdruk wegwijzer een draaiboek voor een werksessie met het team. Bij deze werksessie schrijf je alle oorzaken van werkdruk in jullie team op een groot vel papier. Vervolgens ga je met elkaar prioriteiten stellen: waar hebben we het meest last van in ons werk en met de aanpak van welk knelpunt zouden we het meest geholpen zijn? Daarna kun je in groepjes gaan brainstormen over oplossingen, om vervolgens die oplossingen te kiezen die het meest kansrijk lijken. Daarbij helpt het om de oplossingen SMART te formuleren. Hoe gaan we het organiseren, wie gaat dat doen en op welke termijn?

Gesprekskompas

Voor het teamgesprek kun je ook het gesprekskompas van het Arbeidsmarktplatform PO gebruiken. Hierbij schrijven jullie eerst gezamenlijk alle oorzaken van werkdruk op. Daarna mag ieder teamlid uit de lijst zijn eigen top-3 kiezen. Zo wordt al snel duidelijk welke oorzaken het vaakst bovenaan staan. Vervolgens nemen jullie de ideale situatie voor ogen en noteren alle mogelijke oplossingen voor de belangrijkste oorzaken van werkdruk. Door punten te verdelen over deze oplossingen, maken jullie een top-5 van oplossingen. Tot slot worden alle oplossingen beoordeeld op kansrijkheid en maken jullie een plan van aanpak.

Spel

Je kunt het gesprek ook op een luchtige manier starten, met een quiz of een spel. Gebruik bijvoorbeeld het werkdrukspel van de Arbocatalogus PO en het Vervangingsfonds. Op internet zijn nog meer interessante werkdruk- en teamspellen te vinden die jullie kunnen helpen werkdruk in het team te bespreken.

Op weg naar een oplossing

Welke methode je kiest maakt niet zoveel uit. Het belangrijkste is dat er aan het einde van het gesprek een oplossing is gekozen en dat er concrete afspraken zijn gemaakt over de uitvoering van de plannen. Dan kun je daarna echt aan de slag om werkdruk aan te pakken!

Kom naar de stappensessies voor meer tips

Wil je meer tips om succesvol aan de slag te gaan? Kom dan naar de stappensessies waarin je meer leert over de 4 stappen om werkdruk aan te pakken. Deze sessies worden in heel het land georganiseerd, tussen november 2018 en maart 2019.