Medewerkers van Meer Primair zijn zelf aan zet om hun persoonlijke en professionele ontwikkeling aan te kaarten. ‘Niet in een vaste cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken, maar in een goed en gelijkwaardig gesprek met hun leidinggevende. Dit levert meer werkplezier op ’, zegt Steven van Gestel, strategisch HR-partner van Meer Primair. Om ervoor te zorgen dat medewerkers vitaal en duurzaam kunnen werken, ging de organisatie aan de slag met Het goede gesprek.
‘Strategisch HR-beleid betekent dat je niet alleen uitgaat van de leerlingaantallen en de korte termijn voor je personeelsplanning, maar juist van de lange termijn. Hoe vind je de juiste mensen voor je school in de huidige arbeidsmarkt? Hoe kun je mensen behouden voor het onderwijs en ervoor zorgen dat ze vitaal en duurzaam kunnen werken?’ zegt Steven die in 2020 begon aan deze nieuwe baan bij de stichting Meer Primair. Een stichting waar 18 basisscholen voor christelijk en katholiek basisonderwijs bij zijn aangesloten en zo’n 570 mensen werken. Zijn opdracht: maak het personeelsbeleid meer strategisch en toekomstbestendig.
Eigenaarschap bij de mensen zelf
Meer Primair zocht al eerder naar mogelijkheden om de jaarlijkse cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken aan te pakken. Het systeem bood te weinig ruimte om medewerkers echt te leren kennen en te waarderen; de organisatie wilde juist hun ontwikkeling centraal stellen en eigenaarschap versterken, aldus Steven. ‘Dat betekent dat je een veel gelijkwaardiger gesprek moet voeren, een gesprek dat mensen recht doet. Zo kwamen we uit op Het goede gesprek.’ Samen met een aantal directeuren en een medewerker onderwijskwaliteit werkte hij plannen uit, legde ze voor aan de directie en de GMR en in het schooljaar 2020-2021 gingen ze van start.
‘De organisatie wilde het eigenaarschap en de ontwikkeling van medewerkers centraal stellen. Dat betekent dat je een veel gelijkwaardiger gesprek moet voeren, een gesprek dat mensen recht doet. Zo kwamen we uit op Het goede gesprek’
Steven van Gestel, strategisch HR-partner bij Meer Primair
Goede gesprek: basis is vertrouwen
Het goede gesprek, dat klinkt misschien wat vaag, beaamt hij. ‘Maar dat is het niet. Uit onderzoek blijkt dat organisaties waar mensen goed presteren en werkgeluk ervaren, dit als instrument gebruikt wordt. Er zijn wel voorwaarden aan verbonden. Je moet er ten eerste voor zorgen dat er een basis van vertrouwen en veiligheid is, zodat mensen zich open durven opstellen. Daarvoor hebben wij kaders meegegeven voor Het goede gesprek. Een van die kaders is het onderwerp voor Het goede gesprek. Zo moeten deze onderdelen aan bod komen: de mentale en fysieke situatie, of je op je plek zit in de organisatie en hoe je je loopbaanontwikkeling ziet. Afspraken die zij in dit gesprek maken, worden vastgelegd.’
Zorg voor verbinding
Er zijn geen vaste momenten bepaald voor Het goede gesprek. Eigenlijk vinden ze vaak terloops en doorlopend plaats, bij het koffieapparaat, of bij een ‘benen-op-tafelgesprek’, vertelt Steven. ‘In zulke gesprekken zorg je voor verbinding en leer je elkaar kennen. Belangrijk is wel om leidinggevenden daarin te stimuleren. Dat ze er tijd voor nemen en ook verbinding maken met mensen waarmee ze misschien niet zo’n klik hebben.’
In principe kaart de medewerker zelf een onderwerp aan, maar de afspraak is wel dat er minimaal één keer per jaar een ontwikkelgesprek plaatsvindt met de leidinggevende. Met een check een medewerker een leerbehoefte heeft, of dat iemand wil doorgroeien naar een andere functie bijvoorbeeld.
Als het niet lekker loopt: het moedige gesprek
Omdat de organisatie nog maar een jaar ervaring heeft met deze gespreksvoering, zijn er nog geen evaluaties gedaan. Maar Steven ziet wel gevallen waarin sneller oplossingen zijn gevonden, juist doordat mensen eerder met elkaar in gesprek gaan. Leidinggevenden gaven wel aan behoefte te hebben aan meer houvast als een medewerker niet lekker functioneert. Steven: ‘In het onderwijs zijn mensen niet snel geneigd iemand aan te spreken. Naar het kleurenmodel van Caluwé vind je veel rooddrukdenkers, sociale mensen die streven naar harmonie. Ze spreken eerder over elkaar dan met elkaar. En wanneer er dan toch ‘feedback’ wordt gegeven, gebeurt dat zodanig dat er juist conflicten ontstaan in plaats van verbeteringen in de samenwerking. Om leidinggevenden hierbij te helpen, heb ik de leidraad Het moedige gesprek ontwikkeld.’
Stappenplan
Het moedige gesprek bevat een stappenplan voor gespreksvoering met medewerkers die niet lekker functioneren. Het begint met een vroegtijdige onderkenning van signalen en het aanspreken van de medewerker. Steven benadrukt het belang om daarin open te zijn en niet direct te oordelen, hoe moeilijk dat soms ook is. ‘Vaak is er een onderliggend probleem, bijvoorbeeld een slechte balans tussen werk en privé. Als dat duidelijk is, kun je het beter oplossen. Als dat niet lukt, zijn er vervolgstappen zoals een verbetertraject waarbij het doel niet is om iemand de deur uit te werken, maar juist te behouden voor de organisatie.’
Waardering geven
Tot slot wil Steven een tip meegeven: ‘Stop met die traditionele tijdrovende gesprekkencyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken. In een goed lopende organisatie gaat het met de meeste mensen gewoon prima. Draai het liever om: als je op tijd signaleert als er iets niet goed gaat, dan kun je veel gerichter werken aan een oplossing. En kijk dan ook welke issues worden veroorzaakt door de organisatie zelf. Geef je bijvoorbeeld wel genoeg waardering, weten mensen wat je van ze verwacht? Is er een veilige werksituatie? Dat zijn ook dingen om aan te pakken.’
