Vervangingspool Wonderwijs slaat twee vliegen in één klap

Altijd een sterke leraar voor de klas

Zo maar een woensdagochtend. Je stapt de klas binnen waarvan de leraar ziek is. De kinderen kennen je niet, wat ga je doen als ‘vreemde juf’? Yvonne Aalders, die haar derde jaar ingaat als leraar in de vervangingspool van Wonderwijs, geniet er juist van om een duik in het onbekende te nemen. ‘Natuurlijk moeten de kinderen eventjes wennen en soms proberen ze je uit. Dat is even aanpakken, maar daar weet ik wel mee om te gaan.’

‘En gelukkig maar’, zegt Valentien Milder, leidinggevende van het team van invallers. ‘Of het nu voor een korte of langdurige vervanging is: we hebben altijd een ervaren, sterke leraar achter de hand. We hoeven nooit meer een klas naar huis te sturen als een leraar uitvalt op een van onze scholen.’

De juiste mensen op de juiste plek

De Wonderwijspool is niet toevallig ontstaan. Het is het resultaat van een bewuste keuze van de 15 Wonderwijsscholen voor openbaar en katholiek primair onderwijs in de gemeente Overbetuwe en Lingewaard. De aanleiding hiervoor ontstond een paar jaar geleden. ‘We hadden na een fusie van twee schoolorganisaties een vervangingspool, maar niet iedereen zat daar met plezier in’, vertelt Valentien. ‘Dat is niet prettig werken natuurlijk. Niet voor de invaller en ook niet voor de school. Daarom wilden we breder kijken: hoe kunnen we mensen op de juiste plek krijgen in de hele organisatie? Hoe kunnen ze bewuster worden van hun kwaliteiten, waar krijgen ze energie van en komen ze tot hun recht?’

Die brede insteek sprak HR-adviseur Edith Lensen meteen aan. Want er speelde meer op personeelsgebied. Zo waren er nogal wat startende leraren die om aandacht en begeleiding vroegen. De scholen van Wonderwijs hadden namelijk tijdens de coronapandemie een groep LIO-stagiaires in dienst genomen die zich ontwikkelden van leraarondersteuner tot leraar. Met NPO-geld werd vier jaar geleden nog een aantal startende leraren aangenomen. Daarnaast komen er elk jaar nieuwe collega’s bij.

‘Het onderwijs is uitdagend voor een starter. Goede begeleiding is zo belangrijk! Anders loop je het risico dat mensen afhaken,’ licht Edith toe. ‘Daarom ontwikkelden we een inductieprogramma met professionele begeleiding van collega’s in het team en twee bovenschoolse starterscoaches die ook bovenschools worden betaald. Het liefst wilden we beginnende leraren niet, zoals zo vaak gebeurt, laten beginnen in een vervangingspool waar ze van hot naar her moeten vliegen. Maar juist op een vaste school, met een eigen groep. Dan maak je immers alle aspecten van het vak mee, zoals teamoverleg, oudergesprekken en de jaarplanning. En kun je groeien in je vak.’

Ervaren leraren in de vervangingspool

Valentien vult enthousiast aan: ‘Dus we draaiden het om! We wilden de vaste, ervaren leraren een overstap naar de invalpool bieden, met de voordelen die daarbij horen: geen vergaderingen of rapportbesprekingen bijvoorbeeld, en daardoor minder stress. Op hun plek kan dan een starter terecht. En nog een voordeel: de kwaliteit van de vervangingspool vergroten we ermee omdat er alleen gemotiveerde en ervaren leraren in zitten.’

Het idee paste precies in het Koersplan dat de scholen aan het ontwikkelen waren. Ze wilden de personele wendbaarheid van de organisatie vergroten om de kwaliteit van het onderwijs te blijven garanderen, in een arbeidsmarkt waarin de lerarentekorten maar niet afnemen. Alle scholen binnen het bestuur waren positief over het plan. Valentien en Edith bogen zich vervolgens over de uitwerking. Eerste stap: een brief aan alle leraren op de scholen. Vervolgens hielden ze informatiebijeenkomsten voor belangstellenden, samen met de schooldirecteur en leraren die al in de pool werkten.

Gericht werven: flexibele, creatieve mensen

Edith: ‘We hebben heel bewust steeds zorgvuldig onze woorden gekozen in de communicatie. We benadrukten dat we flexibele, creatieve mensen nodig hadden die zich wilden concentreren op hun ‘core business’: lesgeven. We benoemden de voordelen: dat het je ruimte kan geven om werk en privé beter te combineren als je een jong gezin hebt, of juist naar het eind van je carrière gaat. Of een studie wil beginnen naast je werk. Of gewoon omdat je zin hebt in iets nieuws en het een jaar wilt proberen. Met behoud van je vaste aanstelling.’

‘En dat het fijn kan zijn! Al werk je maar een jaartje in de pool, het kan je meer ruimte geven in je hoofd’, vult Valentien aan. ‘We benadrukten ook dat de vaste plek die vrijkomt, wordt gebruikt om startende leraren goed te kunnen begeleiden.’

Die prikkelende vraag, of leraren hun vaste plek wilden opgeven voor een nieuwe uitdaging, sprak aan. Ook bij Stephanie Niels, tot dan leraar in de bovenbouw. Zij zocht naar een betere balans tussen werk en privé, vanwege een druk gezinsleven, maar wilde absoluut niet weg uit het onderwijs. ‘Ik vond het een mooi aanbod. Dat bevalt me erg goed! Ik geniet van een andere manier van lesgeven. Meer op de relatie dan op prestatie. Bijvoorbeeld als niet precies duidelijk is wat er op het programma staat, ga ik het gesprek met de leerlingen aan en lossen we het samen op. Dat zijn zulke fijne lessen. Ik mis mijn vaste collega’s niet want de stichting is niet zo groot, dus je ziet altijd wel een bekend gezicht op de invalschool. Ik word met open armen ontvangen en dat is prettig!’

Bijkomend voordeel, zo denkt Stephanie, is dat zij dankzij haar ervaring collega’s een hart onder de riem kan steken als ze merkt dat ze overlopen in de drukte van het werk. ‘Dan kan ik als ‘buitenstaander’ helpen relativeren. Dat je even stilstaat bij wat echt belangrijk is. Dat vind ik erg fijn om hen mee te geven.’

Ook Yvonne Aalders heeft geen spijt van haar overstap. Zij vindt het handig dat de meeste scholen dezelfde lesmethodes gebruiken. ‘Dankzij mijn ervaring kan ik snel schakelen. En mocht een klas aan een specifiek thema werken, kan ik altijd bij een collega terecht om me bij te praten. Verder heb ik altijd iets in mijn tas voor noodgevallen, zoals een prentenboek voor de onderbouw. Of een leerzaam spel voor de bovenbouw.’ Nu ze invaller is, kan Yvonne meer tijd aan haar eigen muziekbedrijf besteden. Ze maakt online video’s met kant-en-klare muzieklessen voor scholen. Onlangs gaf ze er een workshop over aan collega’s  in het Leerlab van de Wonderwijsscholen, de professionele leeromgeving voor leraren. ‘Ik heb geen last meer van de werkdruk en vind het onderwijs weer leuk!’

Poolers vormen een echt team

Valentien benadrukt dat het belangrijk is om ervoor te zorgen dat de collega’s van de invalpool ook echt een team vormen. Daarom organiseert zij een aantal keer per jaar een teamoverleg en zijn er studiebijeenkomsten. ‘En natuurlijk doen we ook de gezellige dingen, zoals een teamuitje of een etentje’, vertelt ze. ‘Het mooiste is als leraren inspiratie halen uit de pool. Dat ze op een andere school ervaren, ja zo kan het ook! Als pooler kom je uit je bubbel en maak je mooie dingen mee.’

Dat beamen beide leraren, die zich ook echt onderdeel van een team voelen. Stephanie: ‘We hebben een groepsapp waarin we nieuws delen. Het is fijn om bij te kunnen praten en we hebben zelfs een lief-en-leedpot!’

Het mooiste is als leraren inspiratie halen uit de pool. Dat ze op een andere school ervaren, ja zo kan het ook!Valentien Milder, leidinggevende Wonderwijspool

Praktische invalmap maakt invallen eenvoudiger

Inmiddels loopt de invalpool gesmeerd. De invalleraren geven waardevolle kennis en informatie terug aan hun teamleider Valentien. Zo ligt er nu dankzij hun feedback op elke school een standaard invallermap klaar met praktische informatie. Bijvoorbeeld op welk tijdstip een leerling de klas uit gaat voor extra ondersteuning, of de afspraken over de pleinwacht. Yvonne: ‘Dat maakt ons werk een stuk gemakkelijker. Ook de app-groep werkt goed, omdat Ippon daarin de planning maakt. We zagen eens dat er in een klas wel drie verschillende invallers in een week ingepland stonden. Toen zei één van ons, ik zou best de hele week kunnen invallen. Toen heeft Valentien dat opgepakt. Dus we worden nu veel tactischer ingepland.’

Balanceren tussen rustige periodes en piekdrukte

Hoewel Edith en Valentien tevreden zijn over de ontwikkeling van de Wonderwijspool, blijven er uitdagingen. Hoe kun je bijvoorbeeld de poolers zo goed mogelijk inzetten door het jaar heen? Edith: ‘In rustige periodes, zoals aan het begin van het schooljaar, zijn er weinig invalverzoeken. Dan maken de poolers hun uren op de stamschool. We vragen de directeuren om hun inzet goed te benutten. Soms stimuleren we invallers om vakantie op te nemen, lekker buiten de schoolvakanties om. Maar dat is niet mogelijk voor iedereen, dus die optie is beperkt.’

Als er een griepgolf over het land rolt, is het weer spitsuur voor de invalpool. Soms is er zelfs een tekort aan invallers. ‘In zulke gevallen kunnen we een vakspecialist inschakelen die een dagprogramma verzorgt, bijvoorbeeld over kunst, ict of architectuur, passend bij de kerndoelen’, vertelt Valentien.

Balans tussen eigen capaciteit en samenwerking

Sinds vorig jaar kan Ippon tijdelijk geen beroep meer doen op de invallers van de Wonderwijspool voor inzet bij andere schoolbesturen. ‘Onze leraren werden zo vaak gevraagd, dat we zelf te weinig invallers dreigden te krijgen,’ vertelt de HR-adviseur met enige trots. ‘Nu zijn we in overleg met die schoolbesturen om te bespreken hoe we het zo kunnen aanpakken dat we er allemaal profijt van hebben van het invalteam. Bijvoorbeeld op het moment dat onze pooler het rustig heeft op een stamschool, kan hij of zij misschien last minute toch invallen op een school binnen een ander bestuur. Als andere besturen ook met onze formule werken, kun je beter samenwerken op dit vlak.’

Investeren in kwaliteit

Vraag is ook hoe je een vervangerspool duurzaam kunt organiseren. Er hangt een prijskaartje aan; ervaren krachten kosten nu eenmaal meer dan een beginnende leraar. Valentien is ervan overtuigd dat het de investering waard is. ‘Het draagt eraan bij dat wij een goede reputatie hebben opgebouwd. Leraren willen graag bij ons werken. De Wonderwijspool biedt ons grote flexibiliteit en dat werkt aan beide kanten goed. Sommige externe leraren solliciteren zelfs direct naar een plek in onze vervangingspool! Dat was voorheen echt niet zo.’

Uitbreiding van de Wonderwijspool

Binnenkort zal de Wonderwijspool door een fusie met drie scholen van Stichting Atos waarschijnlijk meegroeien. Edith onderzoekt hoe de talenten van de poolers breder ingezet kunnen worden. Ze denkt bijvoorbeeld aan het Verwonderlab voor innovatie, een ruimte voor zowel leraren als leerlingen om te werken aan digitale vaardigheden. Of het Leerlab, de eigen academie van Wonderwijs, waar een sommige poolers al workshops hebben verzorgd.

Dankzij onze Wonderwijspool kunnen we leerlingen stabiel en goed onderwijs bieden. En dat komt ook de organisatie ten goede.Edith Lensen, HR-beleidsmedewerker

‘Het is natuurlijk belangrijk om een goede inschatting te maken van de invalcapaciteit. We kennen de cijfers over het ziekteverzuim en je houdt ook rekening met de levensfases van het personeel. Bij ons werken relatief veel jonge vrouwen, dus dan heb je vaker te maken met zwangerschapsvervanging en ouderschapsverlof,’ legt zij uit. ‘We hebben ongeveer 20 fte in de pool begroot, dat is best ruim. Het systeem gaat uit van solidariteit, want als school kun je er niet altijd iets aan doen als je verzuim hoog is. Maar dankzij onze Wonderwijspool kunnen we leerlingen stabiel en goed onderwijs bieden. En dat komt ook de organisatie ten goede.’

Tips van Wonderwijs voor een goed werkende flexpool

• Het begint met een visie: wat voor organisatie wil je zijn? Een flexpool is geen quick fix, maar een bewuste keuze en een cultuurverandering. Zorg dat deze aansluit bij de strategische bedrijfsvoering, inclusief personeelsbeleid
• Bouw aan een evenwichtig opgebouwde invalpool. Zorg ervoor dat mensen zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen.
• Met een goede flexpool kun je medewerkers meer mobiliteit bieden en werken aan duurzame inzetbaarheid en personele wendbaarheid.
• Maak goede afspraken met scholen over de inzet van invallers, ook in rustige tijden, zodat je de kwaliteiten van leraren goed benut.