Wat was de aanleiding voor de maatregelen?
- We staken veel tijd in de onderwijsadministratie, maar dat werk leverde niet altijd de gewenste resultaten op. Groeps- en handelingsplannen lagen regelmatig te verstoffen in een ordner.
- De onderwijsadministratie was op allerlei plekken opgeslagen, waardoor het overzicht ontbrak.
- We zijn binnen ons team aan de slag gegaan met de leerlijnen, maar kwamen tot de conclusie dat bestaande methodes niet altijd voldoende overeenkomen met dat wat onze kinderen nodig hebben.
We zijn geen tijd meer kwijt aan zinloze administratie.
OBS Binnenstad, Maastricht
Judith Bouwens, intern begeleider
Wat is jullie aanpak?
We kijken op een meer bedrijfsmatige manier naar het onderwijsadministratieproces volgens de methode van Lean Six Sigma. Het doel daarvan is processen efficiënter te maken. Volgens een vaste cyclus ga je met het probleem aan de slag, waardoor je geen stappen overslaat. De methode leidt tot een goed onderbouwd plan voor een nieuwe onderwijsadministratie. We hebben als team echt een gezamenlijke missie: ‘Recht doen aan iedere bewoner van OBS Binnenstad, zodat ontwikkeling niet te stuiten is’. Daarin schuilt een groot deel van onze kracht. We maken geen groeps- en handelingsplannen meer en schrijven alleen nog maar iets op als dat leidt tot onze doelen. We slaan de onderwijsadministratie nu digitaal op in het dossier van de leerling.
Wat zijn de resultaten?
- We zijn door onze ontwikkelde methode geen tijd meer kwijt aan zinloze administratie.
- We zitten heel dicht op het leer- en ontwikkelproces.
- Omdat we de doelen voor ogen hebben, weten we meteen wanneer we moeten bijsturen.
- We hebben overzicht.
- De resultaten van de persoonlijke en cognitieve ontwikkeling van leerlingen zijn beter.
- De inspectie was positief over onze werkwijze en beoordeelde de school als goed.
- We kijken nu met andere ogen naar processen in onze school.
Tips
- Durf processen in het onderwijs op een bedrijfsmatige manier te bekijken.
- Zorg dat je heel helder hebt wat het probleem en het doel is. Concreet en meetbaar.
- Verzamel data over het probleem voordat je conclusies trekt. Ga vervolgens alleen met de belangrijkste veroorzakers van het probleem aan de slag.
- Zorg dat je kennis in huis hebt over het efficiënter maken van processen. Rust en tijd zijn nodig om verbeteringen te realiseren.
- De kracht schuilt in sámen (werken)
