Ook in de RAP-regio’s Zuid-Holland Centraal, Leiden en Duin- en Bollenstreek staat het onderwijs de komende jaren voor een enorme personele uitdaging. In de strijd tegen het personeelstekort zetten de samenwerkende RAP-regio’s in op (regionale) strategische personeelsplanning (SPP). Welke inzichten hebben zij tot nu op gedaan?
Het Arbeidsmarktplatform PO ging hierover in gesprek met Kees van der Velden, projectleider RAP PO Leiden, John de Leeuw, projectleider RAP PO Duin- en Bollenstreek, Kassandra Mol projectleider RAP PO Zuid-Holland Centraal en Ron de Ligt, kwartiermaker RAP-regio’s Delft e.o. en Zuid-Holland Centraal.
Van korte naar lange termijn focus in de regio
De RAP-regio Leiden ging voordat het een verplichting werd vrijwillig aan de slag met strategische personeelsplanning (SPP), blikt Kees terug. ‘Eerst in het voortgezet onderwijs, waar het heeft geleid tot interessante uitkomsten. Zo bleek er in de regio juist sprake te zijn van een tekort aan leraren voor aardrijkskunde, terwijl landelijke cijfers scheikunde als tekortvak duiden. Dat is goed voor ons om te weten, zodat we daarop kunnen inspelen.’ Vervolgens is de regio doorgegaan met SPP in het primair onderwijs. ‘Omdat veel inwoners van Leiden werken in de omliggende Duin- en Bollenstreek en vice versa, hebben we daarbij de samenwerking gezocht met de RAP-regio’s om Leiden heen. Dat heeft tot interessante inzichten geleid. Door gebruik te maken van het Scenariomodel PO, ontwikkeld door het Arbeidsmarktplatform PO, hebben we inzicht in hoe de groei en/of krimp in de regio is verdeeld. Bovendien kan er ook worden ingezoomd op locatieniveau binnen een schoolorganisatie. Met deze inzichten kan het bestuur beter beslissingen maken over investeren in opleiding, begeleiding of andere gepaste initiatieven.
Ook de regio Zuid-Holland Centraal maakt nu dus gebruik van het Scenariomodel PO, vertelt Kassandra. ‘ We krijgen snel inzicht in de personeelsbehoefte en de vacatureruimte (fte) per functie, nu én in de toekomst. Je krijgt immers zicht op de benodigde formatie per functie(groep) over de aankomende jaren (op basis van de leerlingprognoses) en de te verwachte uitstroom op basis van pensionering. Met eigen kennis van de organisatie en regio kan je de cijfers en uitkomsten nauwkeuriger maken. Denk bijvoorbeeld aan de verwachte uitstroom (anders dan pensionering) omdat bekend is dat medewerkers vertrekplannen hebben of instroom/uitstroom van leerlingen vanwege stedelijke ontwikkelingen in de regio.’
De regio Zuid-Holland Centraal ging later met SPP aan de slag en kon daardoor goed gebruik maken van de ervaringen van de omliggende regio’s. De input van data, zoals personeelsgegevens en functietitels werden afgestemd op wat er in de omliggende RAP-regio’s al gebruikelijk was. Op die manier kunnen cijfers beter met elkaar vergeleken worden. Ook de RAP-regio Delft en omgeving is betrokken in de regionale SPP. Daar wordt het Scenariomodel PO gebruikt in aanvulling op de vlootschouw, een ontwikkeling die binnen enkele schoolorganisaties in de regio al was opgepakt (soms met begeleiding vanuit het VfPf).
Dankzij het Scenariomodel PO hebben we inzicht in hoe de groei en/of krimp in de regio is verdeeld. Zo kan het bestuur beter beslissingen maken over investeren in opleiding, begeleiding of andere gepaste initiatieven.
Kees van der Velden, projectleider RAP PO Leiden
Focus en draagvlak
‘Met het huidige personeelstekort zijn veel schoolorganisaties al blij wanneer ze de formatie voor het komende schooljaar weer rond hebben’, zegt Ron. ‘Hoewel ze beseffen hoe belangrijk het is, blijkt het vaak uitdagend om concrete en tastbare maatregelen voor de langere termijn te nemen. De dagelijkse prioriteiten en uitdagingen vereisen veel van hun aandacht. Het Scenariomodel PO kan helpen om de focus te behouden.’ Het opstellen van een (regionale) SPP wordt makkelijker omarmd als bestuurders in de regio’s erachter staan, ondervond John. ‘Het houdt de focus op wat nu nodig is om láter resultaten te zien. De drie (voormalige RAP-)regio’s begrijpen daarbij goed dat het belangrijk is om in regioverband inzichten met elkaar te delen. Wat dat betreft wordt de urgentie nu wel gevoeld; we hebben elkaar nodig.’
Het is belangrijk om in regioverband inzichten met elkaar te delen. We hebben elkaar nodig.
John de Leeuw, projectleider RAP PO Duin- en Bollenstreek
Ondersteuning voor regionale SPP
Ondersteuning voor schoolorganisaties bij bijvoorbeeld het opvragen en invoeren van de data, helpt enorm bij het boven tafel krijgen van de vereiste gegevens. Op die manier neem je de organisaties mee in het proces van het opstellen van de regionale SPP. Niet iedereen beschikt namelijk bij aanvang over de juiste kennis en competenties dit proces in gang te zetten en uit te voeren. Of er kan onvoldoende capaciteit zijn om dit op te pakken binnen de eigen schoolorganisatie.
Binnen een regio kan een groter bestuur ook als pilot fungeren, vertelt Ron. ‘Op basis van een gestandaardiseerde dataset hebben we rapportages opgesteld. Deze zijn gedeeld met de controller, het hoofd HR en medewerkers van de personeels- en salarisadministratie. De grondslag voor het SPP zijn DUO-gegevens, die zijn herkenbaar, dit werkt drempelverlagend voor het gebruik van het Scenariomodel PO. Ze zagen met eigen ogen wat er uit een beperkte dataset gehaald kan worden en hoe eenvoudig de stappen zijn om dit actueel te houden. Dat werd met enthousiasme ontvangen, en zo werd SPP echt van henzelf. En, als je de data en grafieken paraat hebt, komt het urgentiebesef ook bij de directeuren binnen. Dan kun je actief en succesvol aan het werk met zij-instroom en EVC-trajecten.
Bijeenkomst voor schoolleiders
In de RAP-regio Zuid-Holland Centraal doet de enige eenpitter gewoon mee, al kan daar wel een eigen keuze in gemaakt worden, vertelt Kassandra. ‘Het initiatief om regio’s aan elkaar te verbinden door de samenwerking op te zoeken, heeft het proces in Zuid-Holland Centraal al met al veel makkelijker gemaakt.’
In de regio Duin- en Bollenstreek staat voor dit najaar een bijeenkomst voor schoolleiders gepland, vertelt John. ‘Het is de tweede keer dat we dat zo doen. De eerste bijeenkomst beviel heel goed, dat leverde toen veel uitwisseling en enthousiasme op. Vertegenwoordigers van de negen schoolorganisaties (bestuurders, schooldirecteuren en HRM- professionals, totaal 65 medewerkers) hebben een dag lang gewerkt aan thema’s werven, behouden en slimmer organiseren in de regio (met behoud van kwaliteit). Tijdens het najaarsevenement delen we de ideeën die zijn opgehaald en acties die zijn uitgezet met het streven nog meer de synergie realiseren op de eerder benoemde thema’s. We zien dit als een inspiratiedag, waarbij we elkaar beter leren kennen en daardoor instaat zijn elkaar te helpen. Zo kreeg een bestuur te veel aanmeldingen voor zij-instroom. Op warme wijze zijn deze kandidaten door verwezen naar andere besturen in de regio. Zonder de RAP was dit resultaat niet behaald’.
Tips voor versnelling
Om het proces van het opstellen van regionale SPP’s te versnellen, benoemen Kees, Kassandra, John en Ron tot slot een aantal tips voor scholen en besturen:
- Bied deelnemers uit de regio inzicht in hun eigen specifieke organisatie-uitkomsten in vergelijking met andere schoolorganisaties. Dit helpt schoolorganisaties om hun positie te begrijpen en samenwerkingsmogelijkheden te identificeren.
- Maak samenwerkingsafspraken, bijvoorbeeld over het gebruik van dezelfde functietitels of hoe om te gaan met verschillende functietitels.
- Je kunt ervoor kiezen om het proces van dataverzameling uit te besteden aan je eigen administratiekantoor of aan de (oude) RAP-projectleider.
- Een andere optie is om het proces zelf te beheren en verschillende toekomstscenario’s uit te werken. Landelijke cijfers kunnen daarbij, indien nodig, lokale inkleuring krijgen.
- Zorg ervoor dat je een schoolorganisatieaccount hebt in het Scenariomodel PO in plaats van een persoonsgebonden account om te voorkomen dat prognoses verloren gaan bij personeelswijzigingen.
- Investeer eenmalig in tijd voor de inrichting van het systeem en een uniform databestand. Hierdoor kun je jaarlijks eenvoudig een nieuw databestand uploaden om de SPP up-to-date te houden.
Over het Scenariomodel PO
Het Scenariomodel PO is een online instrument dat schoolorganisaties ondersteunt bij het voeren van een strategisch personeelsbeleid. Met het instrument kun je zelf formatieramingen en leerlingprognoses berekenen. Op basis van diverse scenario’s krijg je inzicht in je personeelsbehoefte en financiële ruimte.
