Dat er meer eigentijdse en passender personeelsgesprekken moesten komen, daar waren ze het op de meeste scholen van Mondiaen het wel over eens. Maar hoe ontwikkel je zo’n nieuwe gesprekscyclus en krijg je alle betrokkenen mee in een grote stichting waar inmiddels ook kinderopvang bij hoort? Frédérique van de Wouw en Bregje Maas van stichting Mondiaen vertellen hoe ze dat hebben aangepakt en delen hun tips in het zesde artikel uit de serie Het goede gesprek.
Zoals op zo veel scholen deden ze het ook, de traditionele cyclus van beoordelings- en functioneringsgesprekken, uitgaande van de zeven competenties van de leraar. ‘Weinig mensen waren er tevreden over, het leverde totaal geen energie of inspiratie meer op’, vertelt Frédérique van de Wouw, strategisch beleidsadviseur HRM bij stichting Mondiaen. ‘Er waren wel zeven soorten gespreksformulieren in omloop. Binnen scholen werd er een eigen draai aan gegeven. Dat is geen wenselijke zaak: je wilt natuurlijk vanuit een gezamenlijke, gedeelde visie werken.’
Meer vinkjes zetten dan een goed gesprek
Bregje Maas, directeur van De Kleine Akkers, een Jenaplanschool in Goirle, herkende de onvrede over functioneringsgesprekken uit de dagelijkse praktijk: ‘Je was meer bezig met vinkjes zetten dan een goed gesprek te voeren. De gesprekken gingen vooral over scores op didactische competenties. Maar er komt zo veel meer kijken bij het vak. Belangrijk is dat collega’s, op welk niveau dan ook, kunnen werken aan hun ontwikkeling. Wat is voor jou, als professional, de volgende stap? Dat kan voor de een iets heel anders zijn dan voor de ander.’
‘En ja, het kost medewerkers misschien iets meer tijd om voor te bereiden, maar wat is er nou mooier dan zelf te kunnen aangeven op welk gebied je je wilt ontwikkelen?’
Frédérique van de Wouw, strategisch beleidsadviseur HRM bij Mondiaen
Stichting Mondiaen telt naast 22 basisscholen in de regio Tilburg ook 11 locaties voor kinderopvang. Een belangrijke focus voor het personeelsbeleid is het behoud van zowel starters als ervaren leraren en medewerkers. Hoe zorg je dan voor een gesprekscyclus die past bij ontwikkeling en groei, om talentvolle mensen te behouden? Het antwoord werd verrassend genoeg aangereikt door een stagiaire van een HR-opleiding die in opdracht van Mondiaen een afstudeeronderzoek uitvoerde.
Waarderend onderzoek
Frédérique van de Wouw: ‘Onze stagiaire deed onderzoek naar de inrichting en het effect van een ontwikkelgerichte gesprekkencyclus en betrok daarbij de inzichten uit de positieve psychologie waarop waarderend onderzoeken is gebaseerd. Daar waren we al bekend mee want deze methode pasten we namelijk al toe bij onze interne audits.’
Een projectteam, bestaande uit Frédérique, Bregje, andere leidinggevenden en een collega HR-adviseur, ging aan de slag met de uitwerking van de gesprekkencyclus. Ze organiseerden een inspiratiesessie, verzamelden onderzoek en ontwikkelden een visie op het goede gesprek. Zo ontstonden de KOERS-gesprekken; de letters staan voor Kwaliteit, Ontwikkeling, Energie/Eigenaarschap, Reflectie en Samenwerking. In elk gesprek komen deze aspecten aan de orde. De doelen die met de KOERS-gesprekken worden nagestreefd zijn gelukkige, bekwame en zelfbewuste medewerkers die hun talenten op de juiste plek kunnen inzetten.
Vier pilotscholen gingen (na een training) aan de slag met het voeren van een ontwikkelgesprek volgens de KOERS-aanpak. Met deze aanpak leg je de focus op versterken en ontwikkelen wat goed gaat, leren van het verleden en niet op het oefenen van zwaktes. Bregje: ‘Dat gaf zo veel energie! Het werd als minder beoordelend ervaren. Wat gaat goed, waar wil je meer van, zit je op je plek in de organisatie: met die vragen krijg je een heel ander gesprek.’
Voorbereiding voor de invoering
Voordat de nieuwe gespreksvorm op alle scholen binnen de stichting Mondiaen kon worden ingevoerd, moest er veel werk worden verzet. Er kwam voorlichtingsmateriaal – een uitlegvideo – en in totaal twee nieuwe gespreksformulieren. Op de zogeheten kwaliteitskaart KOERS staat kort en bondig omschreven wat de gesprekscyclus inhoudt en welke acties en verantwoordelijkheden er zijn, voor startende en vaste medewerkers en leidinggevenden. Zo ligt het initiatief voor een KOERs-gesprek nu bij de medewerker. In een digitale toolbox kunnen medewerkers verschillende werkvormen vinden waarmee ze hun sterke punten zichtbaar kunnen maken, zoals een 360-gradenscan, het Go-Growspel of een talententest. Zij doen dit ter voorbereiding op het KOERS-gesprek.
Met de schooldirecteuren zijn in de aanloop naar het schooljaar 2023-2024 informatiesessies gehouden zodat zij de nieuwe aanpak goed konden uitleggen aan hun medewerkers. Dat gebeurde gedifferentieerd want de ene school was al verder in de ontwikkeling dan de ander, legt Frédérique uit. ‘We hadden onszelf een harde deadline gesteld om aan het begin van het nieuwe schooljaar te starten en gelukkig hebben we die gehaald!’
Het goede gesprek bij scholenstichting Mondiaen
- Elke medewerker plant zelf minimaal een keer per jaar een KOERS-gesprek in met de leidinggevende. Als voorbereiding kiest de medewerker een instrument uit de toolbox en vult het gespreksformulier in. Dit is de basis van het goede gesprek. Afspraken over ontwikkeling worden ook vastgelegd in dit formulier.
- Een tweede gesprek vindt later in het schooljaar plaats, terloops in de wandelgangen of op afspraak. Dit gesprek kan desgewenst ook met een andere collega (bijvoorbeeld teamleider) gehouden worden.
- Nieuwe medewerkers krijgen een startgesprek bij aanvang, een KOERS-gesprek om te bespreken of de afspraken en ontwikkelingen naar wens gaan en een gesprek om vervolgafspraken over het dienstverband te maken.
- Ook bij onvoldoende functioneren kan een KOERS-gesprek worden ingezet en indien nodig verbeterplannen om weer op ‘koers’ te komen.
Voorwaarden voor een goed gesprek: tijd en aandacht
Frédérique benadrukt het belang van een goede voorbereiding en de verantwoordelijkheid daarbij van de medewerker, want dat bepaalt de kwaliteit van het gesprek. ‘En ja, vooraf invullen van het online formulier en het gebruiken van een instrument uit de toolbox: het kost even tijd. Maar wat is er nou mooier dan zelf te kunnen aangeven op welk gebied je je wilt ontwikkelen? Ook de leidinggevende moet zich voorbereiden door de juiste vragen op een waarderende manier te stellen: wat gaat er goed en waar wil je meer van?’
Bregje brengt de aanpak met haar collega’s binnen school al enige tijd in de praktijk; zij hecht aan de juiste grondhouding voor leidinggevenden: ‘Nieuwsgierig zijn naar de ander en ècht willen luisteren, dat is de voorwaarde voor een goed gesprek. Goed onderwijs valt of staat met de leraar, dat is het kapitaal van onze school. Mijn taak is om op hen in te zoomen, waar ze goed in zijn, trots op zijn en waar ze enthousiast van worden. Als dat lekker loopt, wordt er goed lesgegeven, halen we resultaten en gaan leerlingen graag naar school.’
‘Wat is voor jou, als professional, de volgende stap? Dat kan voor de een iets heel anders zijn dan voor de ander.’
Bregje Maas, directeur Jenaplanschool De Kleine Akkers
De eerste reacties van medewerkers en leidinggevenden op de nieuwe gesprekscyclus zijn positief. Frédérique: ‘Het is nieuw, dus mensen moeten even wennen, dat ze zelf initiatief moeten nemen bijvoorbeeld. Maar zowel medewerkers als leidinggevenden vertellen ook dat ze er meer energie van krijgen. Dat gesprekken open en prettig zijn en dat mensen zich kwetsbaar durven opstellen.’
Ook scholen ontwikkelen zich met waarderend onderzoek
Waarderend onderzoek een basis van het goede gesprek: de interne auditteams binnen Mondiaen hebben dat ook als vertrekpunt als ze elkaars scholen bezoeken en kijken waar krachten en verbeterpunten liggen. Zo wordt met deze methode niet alleen de talentontwikkeling van medewerkers, maar ook van de scholen zelf gestimuleerd. ‘Als scholenstichting hebben we een basis gelegd, met de taal die je gebruikt en de grondhouding van nieuwsgierigheid en interesse. Daardoor kunnen we deze verbeterslag nu beter maken dan in het verleden’, besluit Bregje.
Tips van Frédérique van de Wouw en Bregje Maas voor invoering van Het goede gesprek
- Pak een veranderingsproces goed en gedegen aan, verzamel ook goede voorbeelden van andere organisaties
- Betrek medewerkers op tijd bij het veranderingsproces, zodat ze weten wat er gaat veranderen en plan vaste momenten van feedback in
- Denk vanaf het begin na over de invoering en communicatie: als je start moet alles als een huis staan
Meer lezen? Bekijk de tips en andere praktijkverhalen in het Kennisdossier Het goede gesprek.
Wil je meer weten over de aanpak van scholenstichting Mondiaen? Mail naar Frederique.vandeWouw@mondiaen.nl
